【현장의리얼】국내관리인제도, 시행 1개월만에드러난 ‘예상치못한’ 트러블과대책
2025년 12월 25일 제품안전 4법 개정 이후 2개월이 지났습니다. 국내 관리인 제도 운용 및 보안 네트워크를 통한 특정 수입 사업자 신청 시 발생했던 트러블과 경제산업성(METI) 조회 사례를 실례를 들어 알기 쉽게 해설합니다.
【실록】 현장에서 발생한 주요 트러블
사례 ①: 서류 정보의 미비 —
‘기술적 번역’이 도입의 장벽으로 일본 국내 대리인이나 행정서사 등이 해외 사업자를 대신해 수입 사업자 신청을 대행할 때 가장 주의해야 할 점은 서류 미비입니다. 서류 작성에는 행정서사 자격이 필요하며, 자격이 없는 대리인이 서비스 차원에서 서류 작성을 대행하는 것은 법령상 금지되어 있습니다. 따라서 해외 사업자 본인이 직접 일본 법령과 서류 형식을 이해하고 작성해야 하는데, 여기서 언어의 장벽이 가로막습니다. 경제산업성은 미비한 부분에 대해 대략적인 가이드는 주지만, 세부적인 수정 사항까지 알려주지는 않기 때문에 재신청과 수정의 루프에 빠질 가능성이 매우 높습니다.
사례 ②: 연락 수단 ‘위챗(WeChat) vs 이메일’ 문제
사례 ①과도 연관된 문제인데, 서류 미비 발생 시 해외 기업과의 소통은 주로 이메일을 통해 이루어집니다. 계약서 및 수입 사업자 신청서에는 연락처로 이메일 주소를 기재하지만, 실제 중국 기업들은 이메일을 자주 확인하지 않는 경우가 많습니다. 사실상 위챗이 주요 연락 수단이기 때문입니다. 따라서 중국 기업을 상대하는 국내 관리인은 이메일 외의 연락 수단으로서 중국 기업 담당자의 위챗 정보도 반드시 확보해 두어야 합니다.
해외 기업이 일본의 제도를 100% 이해하기란 매우 어렵습니다. 서류 미비 대응과 연락 수단 확보 등, 결국 커뮤니케이션 자체가 국내 관리인 담당자의 실무 실태입니다. 가능하다면 외국어에 능통한 스태프를 포함한 2인 체제로 실무를 운용하는 것이 바람직한 현황입니다.
【경산성 조회】 실무를 좌우하는 중요 답변
조회 케이스 A: 【확인 필수】 국내 관리인은 ‘일본 거주’ 담당자가 필수
이 사례는 당사가 대리로 수입 사업자 신청을 진행한 후, 실제로 경제산업성으로부터 확인받은 사항입니다. 국내 관리인의 자격 요건에 ‘법인의 경우 일본 국내에 등기되어 있어야 한다’는 점은 명시되어 있었으나, 담당자가 일본에 거주해야 한다는 점까지는 명확한 기재를 확인하기 어려웠습니다. 하지만 경제산업성의 해석에 따르면, “국내 관리인은 해외 기업과 일본 경제산업성 사이의 중개 역할을 수행하므로, 당연히 담당자가 일본 국내에 상주해야 한다”고 보고 있습니다. 외국어에 능통한 스태프를 채용하더라도 해외 출장이 잦은 경우에는 담당자를 변경해야 할 상황이 생길 수 있습니다. 또한, 서류상으로만 존재하는 페이퍼 컴퍼니를 경제산업성이 매우 경계하고 있음을 알 수 있습니다.
조회 케이스 B: 【최우선 중요】 ‘현장 점검’ 장소는 국내 관리인의 사무소
이 또한 경제산업성 담당자와 전화로 확인한 내용입니다. 현장 점검(출입 검사) 시 경제산업성 스태프가 국내 관리인의 사무소로 방문할 예정이라고 합니다. 검사 대상은 해외 사업자이므로 사업자 단위로 랜덤하게 검사가 실시되지만, 실제로 해외 사무소까지 방문할 수는 없기 때문에 일본 내 대리인인 국내 관리인의 사무소를 방문하게 되는 것입니다. 이때 국내 관리인은 해외 사업자와의 중개자로서 검사 기록의 즉시 제출이나, 경제산업성의 질문 등을 해외 사업자에게 전달하여 답변을 요청하는 역할을 수행하게 됩니다.
경제산업성 측도 이제 막 제도가 시작된 단계라 아직 명확히 정해지지 않은 부분도 많다는 인상을 받았습니다. 국내 관리인은 해외 사업자와 일본 정부 사이의 ‘가교 역할’을 제대로 수행할 수 있느냐가 핵심이 될 것입니다. 언어뿐만 아니라 상습관 및 제도의 격차를 어떻게 메워 나갈 것인지가 관건입니다.
